Сьогодні все більше підприємців в Україні переходять на касовий облік. Це пов’язано з вимогами законодавства і вступу в силу закону про РРО. Для того, щоб перехід на касовий апарат був безболісним і швидким, на ринку з’явилося багато пропозицій, які легко вирішують цю проблему та одночасно переводять Ваш бізнес на новий рівень. Це досягається за допомогою автоматизації процесу продажів.

У керівника з’являється можливість використовувати інструменти, які аналізують продажі через онлайн каси. Таким чином можна легко отримати деталізовані звіти продажів та отримувати актуальну інформацію про фінансовий стан точки продажів. Для того щоб зрозуміти які бувають типи програмних РРО, Ви можете почитати статтю на нашому сайті. А в цій статті ми розглянемо найбільш вдалу реалізацію з категорії «Все в одному РРО».

Що таке Смарт Каса?

POS (Point Of Sail) – це термінал на базі OS Android в який вбудовано набір обладнання для торгівлі, а саме:

• Сенсорний дисплей;
• 3G, WiFi;
• Сканер штрих-кодів;
• Програмний РРО;
• Еквайринг (можливість оплати картою за допомогою NFC, магнітною стрічкою, чіпом, ApplePay і GooglePay).

Перевагою такого терміналу є його компактність і універсальність. На торговій точці не потрібно розташовувати додаткове обладнання. Цей термінал можна видавати кур’єрам або водіям. Достатньо налаштувати каталог товарів, і все готово до роботи.

Каталог товарів і послуг

Згідно з законом про PPO, продаж товару повинен здійснюватися відповідно до попередньо заповненої номенклатури. Для створення номенклатури існує можливість додавати і редагувати товари по черзі і також завантажувати (імпортувати) вже існуючий каталог товарів з існуючого інтернет-магазину або з файлу EXCEL. Для роботи з товаром призначені наступні поля:

• Назва товару;
• Артикул (внутрішній номер для ідентифікації товару);
• Штрих-код (штрих-код на упаковці товару EAN13);
• Категорія (категорія в каталозі товарів для зручної навігації у товарах);
• Опис товару;
• Тип продажу (поштучно або на вагу);
• Фасовка (ящики, мішки);
• Ціна.

Дуже зручно, що додаючи товар за допомогою штрих-коду, деякі дані заповнюються автоматично і Вам не доведеться вводити назву товару вручну. Для пошуку серед великої кількості товарів можна скористатися полем для пошуку, в якому можна відсканувати штрих-код або ввести першу літеру назви товару.

Структура організації

У розділі «Мій Бізнес» Ви можете налаштувати список торгових відділень, прикріпити до них каси і касирів, налаштовувати касирам касові зміни для злагодженої роботи співробітників. Перелік співробітників Ви можете визначити перейшовши в розділ «Персонал».

Зверніть увагу, що для додавання співробітника, йому необхідно відправити SMS підтвердження, ввести ІПН і персональні дані. Для роботи зі смарт касою, співробітнику необхідно отримати ЕЦП.

Так само, в цьому розділі можна налаштувати посади. Таким чином керівник має можливість передати частину повноважень співробітникам надавши їм відповідні права.

Підключивши Смарт Касу Ви отримуєте права власника на підставі наданих документів. Власник керує посадами в організації і вирішує щодо прав кожної посади. Нижче, перераховані ті функції, які Ви можете підключити вашим менеджерам, бухгалтерам, касирам, кур’єрам:

• Продажі. Можливість продавати товар через касу;
• Продаж за вільною ціною;
• Знижки на товар;
• Повернення. Можливість повертати проданий товар через касу;
• Повернення на підставі (з чеком);
• Безпідставне повернення (без чеку);
• Робота з касою;
• Внесення готівки;
• Вилучення готівки;
• Редагування бази товарів. Можливість редагувати товари, вказувати ціну, залишок і наявність;
• Додати товар в базу;
• Додати товар в базу (з підтвердженням);
• Редагувати товари
• Редагувати товари (з підтвердженням);
• Видалити товар з бази;
• Видалити товар з бази (з підтвердженням);
• Підтвердження змін бази товарів;
• Управління персоналом. Можливість додавати і редагувати персонал, налаштовувати посади і дозвіл доступу;
• Додати працівника;
• Додати працівника (з підтвердженням);
• Редагувати дані працівника;
• Редагувати дані працівника (з підтвердженням);
• Змінити права посади;
• Змінити права посади (з підтвердженням);
• Видалити працівника;
• Видалити працівника (з підтвердженням);
• Підтвердження змін даних персоналу;
• Формування касових звітів;
• Сформувати Х-звіт;
• Надіслати Z-звіт;
• Доступ до звітів;
• Звіт продажів;
• Звіт транзакцій;
• Звіт товарів;
• Звіт знижок;
• Звіт повернень;
• Середній чек;
• Звіт терміналів;
• Налаштування каси;
• Редагування типу чека (з підтвердженням);
• Звіт алкоголю.

Можна побачити, що власник може налаштовувати права співробітників досить вільно.

А також, можна створювати посади Старший і Молодший касир для того щоб, право на відправку Z-звітів та повернення товару було тільки у перевірених та досвідчених працівників.

Звіти

У розділі «Звіти» можна бачити всі основні фінансові показники за обраний період і за обраними торговими відділеннями. Ви легко зможете оцінити, як змінюються показники продажу з часом, а також порівняти показники співробітників і відділень. У цьому розділі Ви можете відкрити чеки, зміни і Z-звіти, які були відправлені.

Програмний РРО

Смарт Каса дає можливість друкувати і відправляти покупцеві фіскальні чеки з QR-кодом. Ви так само можете відправляти клієнтам фіскальні чеки у разі оплаті через інтернет-еквайринг, наприклад Portmone. Таким чином, виконуються вимоги Закону України 1053-1 і Ви можете використовувати Смарт Касу в якості програмного РРО.

Як зареєструвати Смарт Касу в податковій?

Для того щоб, програмний РРО передавав чеки і Z-звіти на сервер податкової необхідно зареєструвати РРО в особистому кабінеті на сайті податкової. Якщо це не зробити, тоді Смарт Каса буде працювати як банківський термінал і приймати оплату з банківських карт не передаючи чеки на фіскальний сервер.

Для фіскалізації продажів касиру необхідно отримати електронний цифровий підпис (КЕП / ЕЦП – файл у форматі dat, zs2, sk, jks, pk8, pfx). Отриманий ключ необхідно завантажити на Смарт Касу і при відкритті зміни вводити пароль для цього ключа.