Что лучше: РРО или ПРРО – физическое устройство или его цифровой аналог? Этот вопрос стоит перед многими украинскими предпринимателями, которые по закону должны проводить платежные операции с использованием регистрационных касс. В этой статье мы рассмотрим особенности обоих вариантов и выясним, почему преимущества программного регистратора перевешивают его традиционные физические аналоги.
Разбираемся в терминологии
РРО (регистратор расчетных операций) и программный РРО (ПРРО) —два инструмента, используемые в Украине для автоматизации учета фискальных данных. РРО — это физическое устройство, которое необходимо разместить непосредственно на торговой точке, а ПРРО — программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер или мобильное устройство.
С точки зрения соблюдения законодательства, разницы между РРО и ПРРО нет: электронная форма чека, создаваемая программным регистратором, имеет аналогичную юридическую силу и эквивалентна физическому чеку. Предприниматель сам решает, какой тип регистратора выбрать, поэтому оценивать оба варианта следует с точки зрения пользы для бизнеса и его клиентов.
Сравнение достоинств физических и программных РРО для бизнеса
Чтобы понять, насколько использование цифрового ПО оправдано с точки зрения предпринимателя, предлагаем ознакомиться с соответствующей таблицей.
| Характеристика | Физические РРО | Программные РРО |
| Удобство использования | Из-за ограниченности функционала такие устройства имеют простой интерфейс, для обучения работы с которым достаточно нескольких минут. | Несмотря на расширенный функционал, такие современные ПРРО, как ekassa.online, располагают интуитивно понятным интерфейсом, в котором можно разобраться даже без опыта. |
| Возможность использования в отсутствии интернета | Есть | Есть: возможно использование ПРРО в автономном режиме. |
| Стоимость | Приобретение кассового аппарата – от 6500 грн, дополнительно: ежемесячная абонентская плата, оплачиваемое обслуживание и настройка, покупка кассовой ленты. | Бесплатно |
| Простота установки | Для установки требуется обратиться в ДНС и ЦСО, подать приблизительно 8 бумажных форм (заявление и приложения к нему). Регистрация занимает до 5 рабочих дней. | Всё происходит онлайн, регистрация – до 1 рабочего дня. |
| Простота настройки | Необходимо заключить договор обслуживания. | Договор заключать необязательно. Все настройки осуществляются с компьютера или мобильного устройства из любой точки мира. |
| Дополнительная защита кассовых операций | Не предусмотрена | Можно разместить электронную цифровую подпись и номер ПРРО на чеке, чтобы обезопаситься от подделок. |
| Возможность удаленного доступа к данным | Нет | Есть |
| Автоматическое формирование отчетности | Нет | Есть |
| Возможность интеграции с другими системами | Нет | Есть, например, с системами управления складом, CRM-системами и т. д. |
На основе таблицы можно сделать вывод, что преимущества использования ПРРО для бизнеса значительно превосходят его недостатки. Цифровой вариант позволяет сократить затраты на обслуживание и снизить риски возможных ошибок в процессе работы, обеспечивает высокий уровень защиты данных и интеграцию с другими бизнес системами.
Сравнение достоинств физических и программных РРО для покупателей
| Характеристика | Физические РРО | Программные РРО |
| Скорость обслуживания | Низкая (время формирование чека – от минуты) | Высокая (практически мгновенное формирование и выдача чека) |
| Возможность контроля за покупками | Нет | Есть, включая возможность распечатать чек повторно. |
| Уменьшение риска ошибок | Риск значительный. Например, покупатель может получить информацию о продаже только путем сохранения чека, который легко потерять, а также могут возникнуть ошибки при вводе цены на кассе, что часто приводит к переплате. | Вероятность появления ошибок стремится к нулю. Покупатель может быть уверен в том, что цена на товары на кассе соответствует ценам, указанным на полках магазина, так как информация о ценах передается в электронном виде. |
| Повышение прозрачности взаимодействия | Нет | Есть |
| Снижение вероятности мошенничества | Нет | Есть |
| Возможность оплаты различными способами | Нет | Есть |
В случае ПРРО преимущества для клиентов более явные, чем при рассмотрении их физических аналогов, благодаря удобству использования, контролю над покупками, ускоренному обслуживанию и повышенной прозрачности взаимодействия. Кроме того, программные регистраторы помогают снизить риски ошибок и мошенничества, что повышает доверие покупателей к бизнесу.
Формирование отчетности для налоговой
Отправка фискальных чеков в контролирующие органы является важной обязанностью бизнеса. Рассмотрим, как это происходит в обоих случаях.
ПРРО формирует отчетность и отправляет ее в электронном виде в налоговую службу через интернет. Это удобно и быстро, так как не требуется контроля и заполнения бумаг. Более того, при использовании такого варианта данные хранятся на сервере и при утере могут быть восстановлены.
В случае с РРО бумажная отчетность формируется путем заполнения специальных бланков, которые передаются в налоговую службу. Это требует больше времени и ресурсов, плюс к тому нередко возникают ошибки при заполнении бланков.
В Украине в 2023 году установлены следующие штрафы за неправильную подачу фискальных чеков:
- Не выдан чек: штраф в размере 30% от суммы не выданного чека.
- Выдан чек без использования регистратора: штраф в размере 50% от суммы выданного чека.
- Неправильно оформленный чек (например, отсутствие уникального номера): штраф в размере 10% от суммы чека.
- Неправильно заполненный отчет о продажах: штраф в размере от 3000 до 5100 грн.
- Использование неработающего или несертифицированного регистратора: штраф в размере от 5100 до 8500 грн.
- Передача данных с нарушением сроков или с ошибками: штраф в размере от 8500 до 17000 грн.
- Нарушение сроков передачи отчетности: штраф в размере от 5100 до 8500 грн.
В целом, использование ПРРО облегчает отчетность, так как данные о продажах передаются автоматически в электронном виде, что уменьшает риски ошибок и штрафов. Физический РРО требует ручного формирования отчетности, что может быть более трудоемким, но правильно использованный РРО также может обезопасить бизнес от штрафов.
Современному бизнесу – современные технологии
Украина стремится к цифровизации. Удержать в голове все бухгалтерские аспекты просто невозможно, а инструменты, которые помогали раньше, сегодня оказываются неэффективными. Ведение бизнеса онлайн: от регистрации до использования программного РРО – это шаг к общему благополучию всей страны. Станьте частью безопасного, экологичного, прозрачного и благополучного будущего вместе с сервисом ekassa.online. Не упустите возможность облегчить ведение своего бизнеса и повысить уровень обслуживания клиентов – установите ПРРО уже сегодня!
