Що краще: РРО чи ПРРО – фізичний пристрій, чи його цифровий аналог? Це питання стоїть перед багатьма українськими підприємцями, які за законом повинні проводити платіжні операції з використанням реєстраційних кас. У цій статті ми розглянемо особливості обох варіантів і з’ясуємо, чому переваги програмного реєстратора переважують його традиційні фізичні аналоги.
Фізичний та програмний РРО: що це таке
РРО (реєстратор розрахункових операцій) і програмний РРО (ПРРО) – два інструменти, що використовуються в Україні для автоматизації обліку фіскальних даних. РРО – це фізичний пристрій, який необхідно розмістити безпосередньо на торговельній точці, а ПРРО – програмне забезпечення, що встановлюється на комп’ютер або мобільний пристрій.
З точки зору дотримання законодавства, різниці між РРО та ПРРО немає: електронна форма чека, що створюється програмним реєстратором, має аналогічну юридичну силу та еквівалентна фізичному чеку. Підприємець сам вирішує, який тип реєстратора обрати, тож оцінювати обидва варіанти слід з погляду користі для бізнесу та його клієнтів.
Порівняння переваг фізичних і програмних класів для бізнесу
Щоб зрозуміти, наскільки застосування РРО/ПРРО в інтернет-магазині та в офлайн-точках виправдане з погляду підприємця, пропонуємо ознайомитися з таблицею.
| Характеристика | Фізичні РРО | Програмні РРО |
| Зручність використання | Через обмеженість функціоналу такі пристрої мають простий інтерфейс, для навчання роботи з яким достатньо кількох хвилин. | Не зважаючи на розширений функціонал, такі сучасні ПРРО, як ekassa.online, мають інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, у якому можна розібратися навіть без досвіду. |
| Як працює касовий апарат за відсутності інтернету | У звичайному режимі | Можливе використання ПРРО в автономному режимі. |
| Вартість | Придбання касового апарата – від 6500 грн, додатково: щомісячна абонентська плата, оплачуване обслуговування та налаштування, купівля касової стрічки. | Безкоштовно |
| Простота встановлення | Для встановлення потрібно звернутися в ДПС і ЦСО, подати приблизно 8 паперових форм (заяву і додатки до неї). Реєстрація займає до 5 робочих днів. | Усе відбувається онлайн, реєстрація – до 1 робочого дня. |
| Простота налаштування | Необхідно укласти договір обслуговування. | Договір укладати необов’язково. Усі налаштування здійснюються з комп’ютера або мобільного пристрою з будь-якої точки світу. |
| Додатковий захист касових операцій | Не передбачено | Можна розмістити електронний цифровий підпис та номер ПРРО на чеку, щоб убезпечитися від підробок. |
| Можливість віддаленого доступу до даних | Немає | Є |
| Автоматичне формування звітності | Немає | Є |
| Можливість інтеграції з іншими системами | Немає | Є, наприклад, із системами управління складом, CRM-системами тощо. |
На основі таблиці можна зробити висновок, що переваги використання ПРРО для бізнесу значно перевершують його недоліки. Цифрова каса дає змогу скоротити витрати на обслуговування і знизити ризики можливих помилок у процесі роботи, забезпечує високий рівень захисту даних та інтеграцію з іншими бізнес-системами.
Порівняння переваг фізичних і програмних РРО для покупців
| Характеристика | Фізичні РРО | Програмні РРО |
| Швидкість обслуговування | Низька (час формування чека – від хвилини) | Висока (практично миттєве формування та видача чека) |
| Можливість контролю за покупками | Немає | Є, включно з можливістю роздрукувати чек повторно. |
| Зменшення ризику помилок | Ризик значний. Наприклад, покупець може отримати інформацію про продаж тільки шляхом збереження чека, який легко загубити, а також можуть виникнути помилки при введенні ціни на касі, що часто призводить до переплати. | Ймовірність появи помилок наближається до нуля. Покупець може бути впевненим у тому, що ціна на товари на касі відповідає цінам, зазначеним на полицях магазину, оскільки інформація про ціни передається в електронному вигляді. |
| Підвищення прозорості взаємодії | Немає | Є |
| Зниження ймовірності шахрайства | Немає | Є |
| Можливість оплати різними способами | Немає | Є |
У випадку ПРРО переваги для клієнтів більш явні, ніж при розгляді їхніх фізичних аналогів, завдяки зручності використання, контролю над покупками, прискореному обслуговуванню і підвищеній прозорості взаємодії. Крім того, програмні реєстратори допомагають знизити ризики помилок і шахрайства, що підвищує довіру покупців до бізнесу.
Як працювати з касовим апаратом і формувати звітність для податкової
Надсилання фіскальних чеків до контролюючих органів є важливим обов’язком бізнесу. Розглянемо, як це відбувається в обох випадках.
ПРРО формує звітність і надсилає її в електронному вигляді до податкової служби через інтернет. Це зручно і швидко, оскільки не потрібно контролювати і заповнювати папери. Ба більше, при використанні такого варіанта дані зберігаються на сервері та в разі втрати можуть бути відновлені.
У випадку з РРО паперова звітність формується шляхом заповнення спеціальних бланків, які передають до податкової служби. Це вимагає більше часу та ресурсів, плюс до того нерідко виникають помилки під час заповнення бланків.
В Україні у 2023 році встановлено такі штрафи за неправильне подання фіскальних чеків:
- Не видано чек або е-чек РРО: штраф у розмірі 30% від суми не виданого чека.
- Видано чек без використання реєстратора: штраф у розмірі 50% від суми виданого чека.
- Неправильно оформлений чек (наприклад, відсутність унікального номеру): штраф у розмірі 10% від суми чека.
- Неправильно заповнений звіт про продажі: штраф у розмірі від 3000 до 5100 грн.
- Використання непрацюючого або несертифікованого реєстратора: штраф у розмірі від 5100 до 8500 грн.
- Подання даних із порушенням строків або з помилками: штраф у розмірі від 8500 до 17000 грн.
- Порушення строків подання звітності: штраф у розмірі від 5100 до 8500 грн.
Таким чином, рекомендується використовувати цифровий касовий апарат, коли потрібен ефективний спосіб ведення звітності. Використання ПРРО полегшує звітність, оскільки дані про продажі передаються автоматично в електронному вигляді, що зменшує ризики помилок і штрафів. Фізичне РРО вимагає ручного формування звітності, що може бути більш трудомістким, але правильно використаний РРО також може убезпечити бізнес від штрафів.
Сучасному бізнесу – сучасні технології
Україна прагне до цифровізації. Утримати в голові всі бухгалтерські аспекти просто неможливо, а інструменти, які допомагали раніше, сьогодні виявляються неефективними. Ведення бізнесу онлайн: від реєстрації до використання програмного РРО – це крок до загального добробуту всієї країни. Станьте частиною безпечного, екологічного, прозорого майбутнього разом із сервісом ekassa.online. Не пропустіть можливість полегшити свій бізнес і підвищити рівень обслуговування клієнтів!
